Hướng dẫn cập nhật địa chỉ đơn vị theo thay đổi địa giới hành chính mới từ ngày 01/07/2025

Từ ngày 01/7/2025, Việt Nam chính thức thực hiện sắp xếp và điều chỉnh địa giới hành chính theo Nghị quyết số 202/2025/QH15 và các nghị quyết liên quan, tạo cơ sở để áp dụng mô hình chính quyền địa phương 02 cấp trên toàn quốc.

Trong bối cảnh này, doanh nghiệp cần phải làm gì để để đảm bảo thông tin phù hợp với danh mục địa giới hành chính mới có hiệu lực từ ngày 01/7/2025?

Doanh nghiệp cần phải làm gì?

• Doanh nghiệp tự chủ động tra cứu địa chỉ mới, cơ quan quản lý thuế mới và cập nhật trên phần mềm.
• Mặc dù việc cập nhật địa chỉ hành chính mới trên phần mềm hóa đơn điện tử không bắt buộc, tuy nhiên doanh nghiệp nên thực hiện thay đổi kịp thời.
• Việc thay đổi đăng ký kinh doanh và mẫu dấu không bắt buộc; doanh nghiệp chủ động thực hiện theo nhu cầu quản lý và hoạt động thực tế.
• Doanh nghiệp không phải thay đổi thông tin đăng ký thuế, Cơ quan Thuế chuẩn hóa tự động địa chỉ đăng ký thuế theo địa chỉ địa giới hành chính mới từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và doanh nghiệp.

Nguồn ảnh: Hướng dẫn của Chi cục thuế khu vực XIII – tỉnh Bình Định

Trong trường hợp khách hàng đang sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử và có nhu cầu cập nhật địa chỉ đơn vị theo thay đổi địa giới hành chính mới thì thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

1. Hướng dẫn cập nhật địa chỉ tại hồ sơ hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice

Cơ quan thuế sẽ cập nhật tự động địa chỉ người nộp thuế theo danh mục hành chính mới (cấp tỉnh và cấp xã) trên Cổng tra cứu người nộp thuế. Trong quá trình này, nếu doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn theo địa chỉ hành chính mới thì cần thực hiện cập nhật địa chỉ tại hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.

1.1. Hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

• Bước 1: Trước khi thực hiện cập nhật địa chỉ tại Hồ sơ hóa đơn điện tử, đơn vị cần thực hiện kiểm tra lại địa chỉ đơn vị mình tại trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

• Bước 2: Đăng nhập phần mềm MISA meInvoice
• Bước 3: Vào mục Hệ thống\Hồ sơ hóa đơn điện tử, tại mục Thông tin đơn vị, nhấn biểu tượng Sửa.

• Bước 4: Cập nhật địa chỉ mới nhất của đơn vị, nhấn Lưu.

Lưu ý: Nếu cập nhật địa chỉ đơn vị theo thay đổi địa giới hành chính thì không cần lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

• Bước 5: Kiểm tra lại địa chỉ đơn vị mình tại giao diện lập hóa đơn đã giống địa chỉ cập nhật tại Hồ sơ hóa đơn điện tử hay chưa.

• Bước 6: Khi lập hóa đơn, cần kiểm tra lại địa chỉ khách hàng

• • Trường hợp nhập trực tiếp Mã số thuế khách hàng và lấy Tên, Địa chỉ người mua theo mã số thuế tại giao diện lập hóa đơn, đơn vị cần kiểm tra lại thông tin chương trình trả về đã khớp với thông tin người mua hàng trên hệ thống Cơ quan thuế hay chưa trước khi xuất hóa đơn hoặc liên hệ trực tiếp với bên mua để xác nhận địa chỉ mới nhất.
  • Có thể gõ trực tiếp địa chỉ mới nhất của người mua tại giao diện lập hóa đơn.

• • Kiểm tra lại hóa đơn nháp trước khi phát hành (cả địa chỉ người mua và người bán)

1.2. Giải đáp các câu hỏi liên quan đến thay đổi địa chỉ của người mua, người bán do việc sắp địa giới hành chính

Khi thay đổi địa chỉ đơn vị theo thay đổi địa giới hành chính có cần đăng ký lại giấy phép kinh doanh không?

Theo công văn 4370/BTC-DNTN của Bộ Tài chính: Hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trường hợp có thay đổi địa giới hành chính của Quốc Hội

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh/hợp tác xã/tổ hợp tác đã được cấp, kể cả khi địa giới hành chính có thay đổi.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp/hộ kinh doanh/hợp tác xã/… đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.
• Doanh nghiệp và các tổ chức chỉ cập nhật thông tin địa chỉ trên các Giấy chứng nhận đăng ký nếu có nhu cầu, hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký/thông báo thay đổi các nội dung khác.

Khi thay đổi địa chỉ đơn vị trên Hồ sơ hóa đơn điện tử thì có làm thay đổi địa chỉ đơn vị trên các hóa đơn đã phát hành hay không?

• Khi thay đổi địa chỉ đơn vị trên Hồ sơ hóa đơn điện tử KHÔNG làm thay đổi địa chỉ đơn vị trên các hóa đơn đã phát hành.
• Thông tin địa chỉ đơn vị trên hóa đơn sẽ thay đổi theo địa chỉ mới kể từ thời điểm thay đổi thông tin này tại Hồ sơ hóa đơn điện tử.

Xuất hóa đơn theo địa chỉ nào khi giấy phép kinh doanh chưa kịp thay đổi địa chỉ mới?

Đối với địa chỉ người bán: Theo quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã”.

Đối với địa chỉ người mua: Theo quy định tại khoản 7, điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.

Như vậy, trên hóa đơn phải thể hiện địa chỉ của người bán và người mua theo đúng địa chỉ ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký thuế…

Để giảm thiểu thủ tục hành chính, Cục thuế sẽ thực hiện cập nhật lại thông tin địa chỉ của người nộp thuế trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới (cấp tỉnh, cấp xã) tại trang tra cứu người nộp thuế và thông báo cho người nộp thuế về việc cập nhật địa chỉ mới, cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua tài khoản giao dịch thuế điện tử, email của người nộp thuế, qua ứng dụng etax mobile của người đại diện pháp luật.

Do đó, từ ngày 01/07/2025, đơn vị cần kiểm tra lại địa chỉ tại trang tra cứu người nộp thuế và thực hiện xuất hóa đơn theo địa chỉ mới. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Thông báo của Cơ quan thuế cho người nộp thuế về việc cập nhật địa chỉ là căn cứ để người nộp thuế giải trình với cơ quan có liên quan hoặc giải thích với khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ do Cơ quan thuế đã cập nhật theo danh mục địa bàn hành chính mới nhưng thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ.
• Trường hợp người nộp thuế có nhu cầu cập nhật giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, người nộp thuế thực hiện thủ tục theo quy định với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

MISA có giải pháp nào hỗ trợ khách hàng cập nhật?

✅ Đối với địa chỉ của người bán

• Khi địa chỉ theo địa bàn hành chính của đơn vị có thay đổi, chương trình sẽ có thông báo tại hình quả chuông để đơn vị nắm được thông tin và làm thủ tục thay đổi thông tin với CQT theo đúng quy định.

• Nhấn vào thông báo để xem hướng dẫn.

• Cảnh báo tại giao diện danh sách hóa đơn, danh sách hóa đơn máy tính tiền.

Lưu ý: Địa chỉ người bán trên hóa đơn đã phát hành trước khi thay đổi thông tin địa chỉ theo Hồ sơ hóa đơn điện tử không thay đổi.

✅ Đối với địa chỉ của người mua

Chương trình đáp ứng tiện ích cập nhật lại toàn bộ địa chỉ khách hàng trên danh mục trước khi xuất hóa đơn.

Bước 1. Kiểm tra lại địa chỉ người mua tại trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

Bước 2: Cập nhật địa chỉ khách hàng tại danh mục

• Vào Danh mục, Khách hàng, nhấn Kiểm tra địa chỉ khách hàng.