Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản cần nắm vững

Tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng trong công việc và nhiều ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng Windows, truy cập Internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel.

1. Bạn có muốn bị coi là kẻ ” Mù IT” hay không

Bạn có muốn bị coi là kẻ ” Mù IT” hay khôngVới thời đại hiện nay phát triển đến mức không thể tin nổi như thế này thì đã phát sinh một khái niệm “MÙ IT” để nhằm nói đến những người mù tịt về công nghệ thông tin. Thực chất, Tin học văn phòng cũng chỉ là một nhánh nhỏ trong ngành công nghệ thông tin vô cùng bao la rộng lớn. Thành thạo về Tin học văn phòng cũng giống như “xóa nạn mù chữ” cho mọi người trong lĩnh vực công nghệ thông tin vậy.

Khi có ai đó nhắc tới các cụm từ “Tin học văn phòng”, “Tin học văn phòng cơ bản“, chắc ai cũng sẽ nghĩ tới bộ sản phẩm ứng dụng Word – Excel, chúng mang những tính năng ứng dụng rất rộng rãi và được áp dụng phổ biến trong việc thực hiện các công việc văn phòng, giấy tờ hiện nay. Đứng trước những tính năng đa dạng của bộ 3 ứng dụng này, không ít người lần đầu tiên tiếp cận đã bị CHOÁNG và loay hoay không biết mình phải tìm hiểu và nắm vững những điều gì trước tiên.

Để tiện cho việc nghiên cứu và trau dồi các kỹ năng Tin học văn phòng cơ bản chúng tôi xin chỉ ra các kỹ năng cơ bản về Tin học văn phòng mà các bạn cần nắm chắc, để các bạn không trở thành một kẻ ” MÙ IT” trong mắt mọi người.

Tin học văn phòng là gì? Tin học văn phòng gồm những gì?

2. Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà bạn cần biết

2.1. Kỹ năng tin học văn phòng – Word

Kỹ năng Word trong Tin học văn phòng

Kỹ năng tin học văn phòng Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft.

Nhập liệu văn bản, định dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ
Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…
Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art
Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
Trộn văn bản: Mail merge
Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word
…

2.2. Kỹ năng tin học văn phòng Excel

Kỹ năng tin học văn phòng Excel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự. Tuy nhiên, Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.

Kỹ năng Excel trong Tin học văn phòng

Những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản của bộ công cụ này là:

Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
Sử dụng lọc dữ liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu
Vẽ Biểu đồ: Chart
Tạo Link: Hyperlink
Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file