Những Kỹ Năng Tin Học Văn Phòng Cần Thiết Cho Dân Công Sở

Để trở thành một nhân viên công sở chuẩn mực và xuất sắc, bạn cần phải thành thạo rất nhiều kỹ năng. Từ kỹ năng cứng đến kỹ năng mềm, từ kỹ năng chuyên môn đến kỹ năng giao tiếp.

Trong số đó, kỹ năng tin học văn phòng là điều gần nhất bắt buộc ở mỗi nhân viên. Thông qua bài viết dưới đây, hãy cùng IHappy Bắc Ninh điểm qua những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết dành cho dân công sở.

Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

Đầu tiên, kỹ năng tin học văn phòng là gì? Kỹ năng tin học văn phòng là tập hợp các bộ kỹ năng liên quan đến việc sử dụng các phần mềm phục vụ cho công việc một cách thành thạo. Bản thân cái tên này có vẻ hiển nhiên, nhưng sự thật là hầu hết mọi người đều quá choáng ngợp trước sự rộng lớn của công nghệ để biết nhà tuyển dụng có thể muốn nói gì khi mô tả công việc chỉ nói “kỹ năng máy tính” hay “kỹ năng tin học văn phòng.”

Đối với hầu hết các công việc, nhà tuyển dụng sẽ mong đợi các ứng viên có ít nhất một số kỹ năng văn phòng cơ bản.

Bạn sẽ cần các kỹ năng và chứng chỉ nâng cao hơn cho nhiều vị trí liên quan đến ứng dụng công nghệ. Hãy làm nổi bật các kỹ năng phù hợp nhất của bạn khi bạn nộp đơn xin việc, bất kể vai trò.

Thông thường, nhà tuyển dụng muốn những ứng viên có thể sử dụng các chương trình cụ thể, chẳng hạn như Adobe Illustrator hoặc WordPress. Tuy nhiên, những phát triển công nghệ mới có thể nhanh chóng thay đổi sở thích của các nhà tuyển dụng tiềm năng.

Thông thường, điều đó có nghĩa là nhà tuyển dụng quan tâm đến những ứng viên nhanh nhạy trong cách sử dụng các chương trình và công nghệ mới, cũng như những ứng viên đã quen thuộc với các chương trình hiện tại.
Các kỹ năng tin học văn phòng là yếu tố rất quan trọng đối với dân văn phòng

Tầm quan trọng của việc thuần thục các kỹ năng tin học văn phòng

Khi công nghệ ngày càng trở nên phổ biến, các nhà tuyển dụng đang ngày càng tìm cách thuê những nhân sự thành thạo kỹ năng văn phòng cơ bản. Bất kể bạn làm việc trong ngành hay lĩnh vực nào, bạn có thể cần các kỹ năng tin học văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ của mình – và tìm việc làm ngay từ đầu.

Kỹ năng tin học văn phòng trong CV cũng là một điểm cộng để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Nhiều văn phòng cần những quản trị viên có kỹ năng văn phòng vững vàng. Quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm về lịch trình, tổ chức và quan hệ khách hàng. Họ thường có thể là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại nhận được về công ty. Đây là lý do tại sao các kỹ năng văn phòng phù hợp là điều cần thiết.

Với một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả bằng cách sử dụng các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết giúp tăng hiệu suất tổng thể của công ty.

Một số kỹ năng tin học văn phòng cần được nắm vững

Những kỹ năng tin học văn phòng cần biết sẽ phụ thuộc vào công việc, đội nhóm, công ty và ngành bạn làm việc. Ví dụ, các nhà chiến lược tiếp thị có thể sẽ cần phải quen thuộc với các chương trình phân tích dữ liệu.

Và bất kể chức năng công việc của bạn là gì, bạn có thể cần phải cảm thấy thoải mái với phần mềm quản lý dự án như Asana hoặc Trello nếu nhóm hoặc công ty của bạn sử dụng một trong những chương trình này.

Dưới đây là một số loại kỹ năng tin học văn phòng phổ biến (hãy nhớ rằng chúng có thể trùng lặp — và danh sách này không đầy đủ):

Bộ phần mềm về Office

Bộ Office là nhóm chương trình được sử dụng để hoàn thành nhiều nhiệm vụ công việc. Chúng thường bao gồm xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày, email, lịch và phần mềm lưu trữ. Chúng cũng bao gồm một chương trình họp video.

Có một số bộ văn phòng thường được sử dụng, bao gồm:

• Microsoft Office bao gồm Excel, OneDrive, OneNote, Outlook, PowerPoint, Teams, and Word
• Google Workspace bao gồm Calendar, Chat, Docs, Drive, Meet, Sheets, and Slides
• Apple iWork bao gồm Keynote, Numbers, and Pages

Biết những điều cơ bản về các chương trình này là điều cần thiết đối với nhiều công việc. Hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ cho rằng bạn biết cách sử dụng chúng ở một mức độ nào đó.

Vì vậy, nếu bạn không thể trả phí cao cho Microsoft Office, bạn có thể sử dụng Google Workspace miễn phí để tự làm quen với những kiến thức cơ bản về các công cụ này.

Các công cụ trình chiếu

Nhiều công việc yêu cầu bạn thuyết trình trước những người khác, cho dù đó là chia sẻ kết quả của một dự án, chiến dịch hay sáng kiến; đưa ra một đề xuất mới cho đồng nghiệp hoặc khách hàng; hoặc đào tạo đồng đội về quy trình hoặc công nghệ mới.

Phần mềm bạn sử dụng để tạo bản trình bày thường được tìm thấy trong các bộ văn phòng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể bao gồm các yếu tố trực quan như trực quan hóa dữ liệu, đồ họa hoặc video từ các chương trình hoặc phần mềm khác. Một số công cụ trình chiếu phổ biến nhất là:

• Apple Keynote
• Canva
• Các công cụ trực quan số liệu như Microsoft Excel, Tableau, Google Charts và Infogram
• Google Slides
• Microsoft PowerPoint
• Prezi

Các phần mềm bảng tính 

Giống như phần mềm trình chiếu, các chương trình cần thiết để tạo và thao tác trên bảng tính thường được tìm thấy trong các bộ văn phòng.

Tùy thuộc vào nghề nghiệp và công việc của bạn, bạn có thể cần sử dụng bảng tính cho bất kỳ số lượng tác vụ nào, bao gồm theo dõi tiến độ, doanh số bán hàng, khách hàng, khoảng không quảng cáo hoặc các mục khác; tạo macro để tự động hóa các tác vụ thông thường; phân tích, theo dõi, lưu trữ và trực quan hóa dữ liệu; hoặc tạo lịch biểu, bản đồ và các biểu đồ khác.

Tuy nhiên, đối với bất kỳ vị trí nào, bạn sẽ muốn biết những điều cơ bản như cách đọc và cập nhật bảng tính, sắp xếp dữ liệu hoặc tạo công thức đơn giản. Các chương trình bảng tính phổ biến bao gồm:

• Apple Numbers
• Google Sheets
• Microsoft Excel

Các công cụ giao tiếp 

Một trong những cách sử dụng phổ biến nhất đối với máy tính ở nơi làm việc là giao tiếp. Tùy thuộc vào văn hóa nơi làm việc và bộ phận của bạn, bạn có thể cần các kỹ năng tin học văn phòng liên quan đến giao tiếp dành, từ gửi email cho những người bên ngoài công ty của bạn đến tham gia các cuộc họp và kiểm tra với đồng nghiệp. Bạn có thể sử dụng:

• Chat (ví dụ như Slack, Google Chat, Microsoft Teams, Discord, Facebook Workplace Chat)
• Email (ví dụ như Gmail, Outlook, Apple Mail)
• Các công cụ quản lý dự án (xem phần dưới)
• Thực hiện các cuộc họp online (ví dụ như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, RingCentral, BlueJeans)

Công cụ cộng tác và quản lý

Về cốt lõi, các công ty là những nhóm người làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung. Vì vậy, các kỹ năng tin học văn phòng giúp bạn cộng tác với người khác là vô cùng quan trọng.

Có các chương trình được thiết kế đặc biệt để giúp mọi người làm việc cùng nhau trên tài liệu, bản trình bày, bảng tính và các sản phẩm công việc khác.

Phần mềm quản lý dự án cho phép các nhóm và công ty theo dõi tất cả các phần chuyển động của một dự án và xem ai đang làm gì và khi nào.

Một số công cụ này là:

• Airtable
• Asana
• Google Workspace
• Jira
• Microsoft Teams
• Salesforce
• Các chương trình lưu trữ và chia sẻ tệp như Dropbox, Google Drive, AWS Cloud, iCloud
• Trello

Kỹ năng lập trình và code

Kỹ năng lập trình và ngôn ngữ mã hóa được sử dụng để tạo phần mềm, trang web, ứng dụng và các tính năng khác của máy tính, máy tính bảng, điện thoại hoặc internet. Những kỹ năng này chủ yếu cần ở những người làm kỹ sư phần mềm, nhà phát triển web hoặc tương tự.

Một số kỹ năng lập trình và ngôn ngữ mã hóa là:

• Tạo API
• Mở rộng ứng dụng
• Khung back-end
• CSS
• Quản lý cơ sở dữ liệu
• HTML
• Java
• JavaScript
• Python
• Ruby
• SQL
• Phát triển web

Làm sao để cải thiện các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản

Dưới đây là một vài lời khuyên dành mà bạn có thể tham khảo và áp dụng:

• Tham gia các khóa học: Bạn có thể học nhiều kỹ năng tin học văn phòng thông qua các lớp học trực tuyến trên các nền tảng giáo dục phổ biến như Coursera, LinkedIn Learning và Udemy. Bạn cũng có thể cân nhắc tham gia một khóa học đại học hoặc cao đẳng trực tuyến hoặc trong khuôn viên trường. Đối với một số kỹ năng máy tính, như mã hóa và khoa học dữ liệu, có các chương trình đào tạo dành riêng cho việc chuẩn bị cho sự nghiệp trong các lĩnh vực này.
• Truy cập nguồn phần mềm: Nếu bạn đang muốn tìm hiểu thêm về một chương trình hoặc công nghệ cụ thể, điểm dừng đầu tiên của bạn thường là trang web của công ty tạo ra nó. Thường có các hướng dẫn miễn phí, các trang Câu hỏi thường gặp, hoặc thậm chí hướng dẫn, đào tạo và các khóa học do người tạo ra phần mềm trực tiếp cung cấp.
• Tìm hướng dẫn miễn phí trên YouTube hoặc các nền tảng tương tự: Nếu bạn cần tìm hiểu cách thực hiện một tác vụ cụ thể trên máy tính, thường có một hoặc nhiều video YouTube sẽ hướng dẫn bạn thực hiện từng bước. Làm theo hướng dẫn mỗi khi bạn sử dụng kỹ năng mới của mình cho đến khi bạn thành thạo được nó. Ngoài ra còn có nhiều diễn đàn trực tuyến chuyên dụng, nơi bạn có thể đăng các câu hỏi về tin học văn phòng hay công nghệ để những người dùng khác trả lời.

Lời kết

Vậy là bạn đã cùng IHappy Bắc Ninh tìm hiểu tất tần tật về những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết dành cho dân công sở. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn nhiều kiến thức hữu ích, giúp bạn dễ dàng hơn trên con đường phát triển sự nghiệp của bản thân.

Nếu có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều bài viết hấp dẫn khác đến từ IHappy Bắc Ninh bạn nhé!