Phòng họp trực tuyến không khó với các giải pháp cơ bản này

Họp trực tuyến là gì? Các giải pháp họp trực tuyến hiệu quả

Họp trực tuyến là gì? Nghe nhiều nhưng các bạn có bao giờ biết cách cài đặt và xây dựng một phòng họp trực tuyến gồm những thứ gì? Kinh phí bao nhiêu ? … Nếu chưa biết thì cùng Logico tìm hiểu nhé ! Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp tư vấn giải pháp hội nghị trực tuyến phù hợp nhất với tổ chức, doanh nghiệp của bạn !

Giới thiệu các giải pháp hội nghị online tốt nhất hiện nay

---

Ngày nay giải pháp họp trực tuyến là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý. Hội nghị đàm thoại trực tuyến giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp, mang lại nhiều hiệu quả trong  công việc.

Họp trực tuyến là gì ?

Họp trực tuyến (meeting online, meeting conference) là họp hội nghị thông qua phần mềm, web hội nghị, điện thoại thông qua môi trường Internet/PSTN nhằm giảm chi phí và thời gian tổ chức so với các cuộc họp truyền thống mặt đối mặt. Ngoài ra giải pháp hội  nghị trực tuyến còn được ứng dụng trong công tác đào tạo từ xa ở trung tâm, trường học; tư vấn chuẩn đoán bệnh ở bệnh viện; tham mưu chỉ đạo quân sự của chính phủ,…

Lợi ích của cuộc họp trực tuyến

Có hàng tá những lợi ích khi doanh nghiệp của bạn tổ chức triển khai họp hội nghị đàm thoại trực tuyến điển hình Logico liệt kê ra cho bạn thấy nhé ! 

Có rất nhiều lợi ích khi doanh nghiệp tổ chức họp trực tuyến

• ---

  Kết nối được nhiều người, ở mọi địa điểm cùng lúc, xóa bỏ khoảng cách địa lý;

• Cuộc họp diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian và hạn chế những sự cố trong quá trình di chuyển;
• Tiết kiệm chi phí tối đa cho mỗi lần tổ chức cuộc họp;
• Trao đổi thông tin kịp thời trong nội bộ, nâng cao sự hợp tác giữa các đối tác, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp;
• Trao đổi chuyên môn, đào tạo từ x;
• Ứng dụng trong nhiều lĩnh vực: kinh doanh, y tế, giáo dục, quốc phòng,…

4 Giải pháp họp trực tuyến phổ biến hiện nay

Biết lợi ích là thế tuy nhiên giải pháp xây dựng như thế nào không phải ai cũng  biết dưới đây là 3 giải pháp họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay các bạn có thể tham khảo.

1. Họp qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp hội nghị truyền hình sử dụng hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN.

Giải pháp họp này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành), muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm. Tuy ngân sách đầu tư cao nhưng đổi lại họp trực tuyến thông qua hội nghị truyền hình rất chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.

• Ưu điểm: Hội nghị được nhiều người, nhiều điểm, nhiều chức năng trình chiếu và chia sẻ dữ liệu, trải nghiệm hình ảnh & âm thanh hoàn hảo. Có thể nói đây là giải pháp tối ưu nhất cho một cuộc họp hội nghị truyền hình chuyên nghiệp.
• Nhược điểm: Chi phí đầu tư cao, cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu.

Hội nghị  thông quaThiết bị Hội nghị truyền hình

2. Hội nghị trực tuyến qua điện thoại

Là hội nghị âm thanh (trao đổi trực tiếp bằng lời nói) thông qua điện thoại hội nghị chuyên dụng. Cơ bản giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng nó có micro độ nhạy cao, bán kính nói chuyện rộng (>5m), có loa ngoài phát ra cho nhiều người nghe và có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc.

• Ưu điểm: Chi phí rẻ (vài triệu trở lên tùy theo chức năng của điện thoại).
• Nhược điểm: Chỉ trao đổi bằng âm thanh, không xem được mặt nhau.

 thiết bị Polycom

3. Đàm thoại trực tuyến qua phần mềm/web

Là hình thức video call trên các phần mềm/web chat hiện nay, hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Skype, Hangout, VSee,… nhưng chức năng rất hạn chế, cho dù bạn trả phí để sử dụng full chức năng nhưng chừng đó vẫn không thể đáp ứng tốt cho một cuộc họp hội nghị quan trọng.

• Ưu điểm: Miễn phí hoặc chi phí thấp.
• Nhược điểm: Hạn chế nhiều chức năng như không thể trình chiếu dữ liệu, lưu nội dung cuộc họp, giới hạn các điểm tham gia, họp trong không gian nhỏ vài người, hình ảnh và âm thanh kém chất lượng, dễ bị ngắt quãng do đường truyền mạng,…

Skype for Business 

4. Sử dụng dịch vụ hội nghị trực tuyến

Xu hướng họp online tăng cao nên nhiều công ty có dịch vụ hội nghị để đáp ứng thị trường. Cơ bản đây cũng là hình thức hội nghị qua phần mềm nhưng các phần mềm này có nhiều chức năng cao hơn giống như sử dụng thiết bị Hội nghị truyền hình.

• Ưu điểm: Chi phí rẻ
• Nhược điểm: Quy mô nhỏ, không chủ động trong cuộc họp, không phải tài sản của công ty

---

Các giải pháp họp trực tuyến phổ biến hiện nay

Họp trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và học tập, đặc biệt trong bối cảnh hiện tại. Có rất nhiều giải pháp khác nhau trên thị trường, mỗi giải pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây là tổng hợp các giải pháp cơ bản và phân tích chi tiết:

1. Zoom Meetings

Zoom là một trong những nền tảng họp trực tuyến phổ biến nhất thế giới nhờ giao diện thân thiện và tính năng mạnh mẽ.

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, dễ dàng tham gia và tổ chức cuộc họp.
• Chất lượng video/âm thanh ổn định: Cung cấp chất lượng hình ảnh và âm thanh tốt ngay cả với đường truyền internet không quá mạnh.
• Tính năng đa dạng: Chia sẻ màn hình, bảng trắng tương tác (whiteboard), phòng họp nhóm (breakout rooms), ghi hình cuộc họp, chat, thăm dò ý kiến (polling), thay đổi hình nền ảo (virtual background).
• Hỗ trợ đa nền tảng: Có ứng dụng cho Windows, macOS, Linux, iOS, Android và có thể truy cập qua trình duyệt web.
• Phiên bản miễn phí hữu ích: Cho phép họp 40 phút với tối đa 100 người, phù hợp cho các cuộc họp ngắn.

Nhược điểm:

• Giới hạn thời gian bản miễn phí: 40 phút có thể không đủ cho nhiều cuộc họp.
• Vấn đề bảo mật (từng thời điểm): Từng bị chỉ trích về các lỗ hổng bảo mật (zoombombing) nhưng đã cải thiện đáng kể.
• Chi phí bản trả phí: Các gói trả phí có thể khá đắt đối với người dùng cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.

Thông số liên quan:

• Số lượng người tham gia: Lên đến 1.000 người (gói Enterprise).
• Thời gian cuộc họp: 40 phút (miễn phí), không giới hạn (trả phí).
• Khả năng lưu trữ: Tùy thuộc vào gói đăng ký, có thể lưu trữ trên đám mây hoặc cục bộ.
• Mã hóa: Mã hóa AES 256-bit GCM.

---

2. Google Meet

Google Meet là giải pháp họp trực tuyến của Google, tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Google Workspace.

Ưu điểm:

• Tích hợp tốt với Google Workspace: Dễ dàng lên lịch cuộc họp qua Google Calendar, chia sẻ tài liệu từ Google Drive.
• Bảo mật cao: Được xây dựng trên hạ tầng bảo mật của Google.
• Dễ dàng truy cập: Có thể tham gia cuộc họp trực tiếp từ trình duyệt web mà không cần cài đặt ứng dụng.
• Miễn phí cho tài khoản Google: Các tính năng cơ bản miễn phí cho tất cả người dùng có tài khoản Google.
• Phụ đề trực tiếp (Live captions): Hỗ trợ chuyển lời nói thành văn bản theo thời gian thực.

Nhược điểm:

• Ít tính năng hơn so với Zoom: Một số tính năng nâng cao như phòng họp nhóm (breakout rooms) chỉ có ở các gói trả phí hoặc không linh hoạt bằng Zoom.
• Yêu cầu tài khoản Google: Người tổ chức và đôi khi người tham gia cần có tài khoản Google.
• Chất lượng video/âm thanh: Có thể không ổn định bằng Zoom trong một số điều kiện mạng.

Thông số liên quan:

• Số lượng người tham gia: Lên đến 100 người (miễn phí), 500 người (Google Workspace Enterprise).
• Thời gian cuộc họp: 60 phút (miễn phí), 24 giờ (gói trả phí).
• Khả năng lưu trữ: Lưu trữ ghi hình cuộc họp trên Google Drive (tùy gói).
• Mã hóa: Mã hóa mặc định trong quá trình truyền và lưu trữ.

---

3. Microsoft Teams

Microsoft Teams là một nền tảng cộng tác toàn diện của Microsoft, bao gồm cả tính năng họp trực tuyến, chat, chia sẻ file.

Ưu điểm:

• Giải pháp all-in-one: Kết hợp họp trực tuyến, chat, quản lý dự án, chia sẻ tài liệu trong một nền tảng duy nhất.
• Tích hợp sâu với Microsoft 365: Hoàn hảo cho các doanh nghiệp đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…).
• Tính năng bảo mật mạnh mẽ: Tuân thủ nhiều tiêu chuẩn bảo mật doanh nghiệp.
• Tổ chức cuộc họp quy mô lớn: Hỗ trợ các cuộc họp lớn và hội thảo trực tuyến (webinars).

Nhược điểm:

• Giao diện phức tạp: Có thể mất thời gian để làm quen với tất cả các tính năng.
• Tiêu tốn tài nguyên hệ thống: Có thể khá nặng và tiêu tốn nhiều RAM, CPU hơn so với các giải pháp khác.
• Phiên bản miễn phí hạn chế: Phiên bản miễn phí có nhiều giới hạn về tính năng và dung lượng lưu trữ.

Thông số liên quan:

• Số lượng người tham gia: Lên đến 300 người (miễn phí và một số gói trả phí), 1.000 người (Webinar), 20.000 người (Live event).
• Thời gian cuộc họp: 60 phút (miễn phí), 30 giờ (trả phí).
• Khả năng lưu trữ: Tích hợp với SharePoint và OneDrive.
• Mã hóa: Mã hóa dữ liệu khi truyền và lưu trữ, hỗ trợ xác thực đa yếu tố (MFA).

---

4. Cisco Webex

Cisco Webex là một trong những tên tuổi kỳ cựu trong lĩnh vực họp trực tuyến, nổi tiếng với độ tin cậy và bảo mật cao, đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp lớn.

Ưu điểm:

• Bảo mật hàng đầu: Được đánh giá cao về các tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp.
• Độ ổn định cao: Chất lượng cuộc họp ổn định, đáng tin cậy.
• Tính năng phong phú: Chia sẻ màn hình, ghi hình, bảng trắng, phòng họp nhóm, điều khiển từ xa, tích hợp với hệ thống hội nghị truyền hình vật lý.
• Hỗ trợ khách hàng tốt: Được biết đến với dịch vụ hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp.

Nhược điểm:

• Giao diện có phần phức tạp: Có thể không thân thiện bằng Zoom đối với người dùng mới.
• Chi phí cao: Các gói trả phí thường đắt hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
• Yêu cầu băng thông: Có thể yêu cầu băng thông mạng ổn định để đạt chất lượng tốt nhất.

Thông số liên quan:

• Số lượng người tham gia: Lên đến 100 người (miễn phí), lên đến 1.000 người (gói Enterprise).
• Thời gian cuộc họp: 50 phút (miễn phí), không giới hạn (trả phí).
• Khả năng lưu trữ: Tùy thuộc vào gói đăng ký.
• Mã hóa: Mã hóa end-to-end, bảo mật cao cấp.

---

5. Jitsi Meet

Jitsi Meet là một giải pháp họp trực tuyến mã nguồn mở hoàn toàn miễn phí, nhấn mạnh vào quyền riêng tư và dễ sử dụng.

Ưu điểm:

• Hoàn toàn miễn phí: Không giới hạn thời gian, không giới hạn số lượng người tham gia (chỉ giới hạn bởi băng thông máy chủ).
• Mã nguồn mở: Cho phép tùy chỉnh và triển khai trên máy chủ riêng, tăng cường bảo mật và quyền kiểm soát.
• Không yêu cầu đăng ký: Có thể tạo và tham gia cuộc họp ngay lập tức mà không cần tài khoản.
• Mã hóa end-to-end: Đảm bảo quyền riêng tư.
• Nhẹ và dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, dễ tiếp cận.

Nhược điểm:

• Chất lượng phụ thuộc vào máy chủ: Nếu sử dụng máy chủ công cộng của Jitsi, chất lượng có thể không ổn định khi có quá nhiều người dùng. Tự host sẽ cần kiến thức kỹ thuật.
• Tính năng hạn chế: Ít tính năng nâng cao so với các giải pháp thương mại.
• Không có hỗ trợ chính thức: Hỗ trợ chủ yếu từ cộng đồng.

Thông số liên quan:

• Số lượng người tham gia: Không giới hạn về mặt lý thuyết, nhưng khuyến nghị dưới 35 người cho trải nghiệm tốt trên máy chủ công cộng.
• Thời gian cuộc họp: Không giới hạn.
• Khả năng lưu trữ: Không có tính năng lưu trữ đám mây tích hợp sẵn (cần tự cấu hình).
• Mã hóa: Mã hóa end-to-end (khi sử dụng Peer-to-Peer) hoặc TLS/SRTP (khi đi qua máy chủ).

---

So sánh tổng quan các thông số chính

Tiêu chí	Zoom Meetings	Google Meet	Microsoft Teams	Cisco Webex	Jitsi Meet
Giá thành	Miễn phí/Trả phí (tùy gói)	Miễn phí/Trả phí (tùy gói)	Miễn phí/Trả phí (tùy gói)	Miễn phí/Trả phí (tùy gói)	Hoàn toàn miễn phí
Số người tham gia tối đa	100 (miễn phí), 1.000 (trả phí)	100 (miễn phí), 500 (trả phí)	300 (miễn phí), 1.000+ (trả phí)	100 (miễn phí), 1.000 (trả phí)	Không giới hạn (khuyến nghị <35)
Thời gian họp tối đa	40 phút (miễn phí), Không giới hạn (trả phí)	60 phút (miễn phí), 24 giờ (trả phí)	60 phút (miễn phí), 30 giờ (trả phí)	50 phút (miễn phí), Không giới hạn (trả phí)	Không giới hạn
Tích hợp	Outlook, Calendar, Slack…	Google Workspace	Microsoft 365	Cisco Ecosystem, Outlook	Không có tích hợp sâu
Độ bảo mật	Tốt (đã cải thiện)	Rất tốt	Rất tốt	Xuất sắc	Tốt (mã nguồn mở, E2E)
Tính năng nổi bật	Dễ dùng, Breakout Rooms	Phụ đề trực tiếp, tích hợp GG	All-in-one, tích hợp MS365	Độ ổn định, bảo mật doanh nghiệp	Miễn phí, mã nguồn mở, không cần đăng ký

---

Lựa chọn giải pháp phù hợp

Việc lựa chọn giải pháp họp trực tuyến phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn hoặc tổ chức:

• Đối với cá nhân, nhóm nhỏ, họp ngắn: Zoom (phiên bản miễn phí), Google Meet, Jitsi Meet là những lựa chọn tốt do dễ sử dụng và chi phí thấp.
• Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa: Zoom, Google Meet (gói Workspace), Microsoft Teams cung cấp sự cân bằng tốt giữa tính năng, chi phí và tích hợp.
• Đối với doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảo mật cao, hệ sinh thái tích hợp: Microsoft Teams, Cisco Webex là những lựa chọn hàng đầu nhờ tính năng toàn diện, bảo mật mạnh mẽ và khả năng mở rộng.
• Đối với người dùng ưu tiên quyền riêng tư, muốn tự chủ: Jitsi Meet (tự host) là lựa chọn lý tưởng.

Nên chọn giải pháp họp trực tuyến nào?

Giải pháp nào là phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn khi cần triển khai giải pháp hội nghị đàm thoại trực tuyến.

• Công ty nhỏ, một trụ sở chính, lĩnh vực kinh doanh không đòi hỏi phải họp hội nghị thì chỉ cần đầu tư bộ điện thoại hội nghị để âm thanh hội thảo kết hợp với sử dụng phần mềm video call miễn phí hiện nay như Skype for Business.
• Công ty vừa và lớn, có 2 chi nhánh trở lên, lĩnh vực kinh doanh cần thiết họp khẩn cấp, thường xuyên, hay trao đổi với khách hàng, đối tác thì nên đầu tư luôn thiết bị hội nghị truyền hình cho chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và thời gian đáng kể sau này.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Họp trực tuyến là gì? thực sự ra thì nó không còn quá xa lạ với nhiều người và các doanh nghiệp đặc biệt những ai làm trong ngành giáo dục, bệnh viện,… Hiện có rất nhiều giải pháp để chọn từ miễn phí đến trả phí nếu như bạn cần tư vấn hay lắp đặt một phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn một cách chi tiết và cụ thể nhất !

Hy vọng những phân tích trên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định phù hợp nhất cho nhu cầu họp trực tuyến của mình.