OTA là gì? Cách quản lý các kênh OTA hiệu quả cho khách sạn?

OTA (Online Travel Agent) là đại lý du lịch trực tuyến thông qua mạng internet. Các kênh OTA thường cung cấp các dịch vụ booking trực tuyến khách sạn, vé tàu, vé xe, vé máy bay,… Trong bài viết hãy cùng với IHappy Bắc Ninh sẽ giúp các bạn tìm hiểu hơn về OTA là gì cũng như tầm quan trọng của nó trong việc kinh doanh của các khách sạn. Đồng thời bài viết cũng sẽ nếu lên những khó khăn mà các khách sạn sẽ gặp phải khi kinh doanh trên các nền tảng này. Từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp hỗ trợ quá trình quản lý được hiệu quả và tăng năng suất bán phòng một cách tối đa.

OTA là gì?

OTA (viết tắt của Online Travel Agent) là một đại lý bán phòng khách sạn trên mạng internet. Bên cạnh khách sạn thì các đại lý này còn cung cấp các dịch vụ như đặt vé xe, vé tàu, tour du lịch, vé máy bay,.. OTA được xem như là cầu nối quan trọng giữa khách du lịch và các đơn vị cung ứng dịch vụ, trong đó có khách sạn. Nền tảng này cho phép các khách sạn tạo tài khoản, đăng hình ảnh, nội dung thông tin phòng,… Sau khi hoàn thành các bước đăng kí, OTA sẽ giúp thông tin khách sạn của bạn hiển thị trên website, mobile app của họ giúp khách sạn tiếp cận được với những khách hàng tiềm năng. Nếu tiếp cận và bán phòng thành công thì khách sạn sẽ phải trích hoa hồng trên mỗi phòng cho các đại lý này. Tùy từng nền tảng mà mức hoa hồng này sẽ khác nhau, tuy nhiên nhìn chung thì phí hoa hồng của các kênh OTA sẽ giao động tù 15 – 20%.

Một số kênh OTA uy tín hiện nay phải kể đến là: Agoda, Booking.com, Expedia, Traveloka,…

Tại sao khách sạn nên hợp tác với OTA?

Trong thời đại phát triển mạnh mẽ của internet hiện nay, việc kinh doanh online là rất cần thiết và là nơi có thể kết nối được với hàng triệu người Việt Nam cũng như người nước ngoài sử dụng nó. Chính vì vậy việc để phòng trên các kênh OTA giúp khách sạn tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn và đem lại doanh thu cho khách sạn.

OTA giúp khách sạn nâng cao hiệu quả Marketing

Việc các khách sạn liên kết với các kênh OTA sẽ vô cùng có lợi trong việc nâng cao hiệu quả marketing. Việc này giúp Khách sạn tiếp thị được hình ảnh, thương hiệu của mình cho đối tượng khách hàng lớn của kênh OTA, tiếp cận rộng hơn đến các khách hàng tiềm năng nhờ lượng user ổn định truy cập vào các nền tàng OTA.

Ngoài ra, với lợi thế là hình thức trực tuyến nên bên cạnh khách hàng Việt Nam các khách sạn còn tiếp cận được với nguồn khách từ nước ngoài, đến từ nhiều quốc gia,… một cách dễ dàng nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí marketing.

>>> Để tăng hiệu quả tiếp cận bạn có thể tham khảo các công thức kết hợp OTA hiệu quả nhất hiện nay.

Tối ưu hóa tỷ lệ lấp đầy phòng

Việc tối ưu tỷ lệ lấp đầy phòng khi kinh doanh khách sạn trên OTA là điều không thể phủ nhận. Vốn dĩ các kênh OTA có thể làm được điều này là nhờ vào lượng truy cập khổng lồ từ đó giúp khách sạn có cơ hội được hiển thị nhiều hơn trong kết quả tìm kiếm, tăng khả năng đặt phòng. Ngoài ra các OTA còn có tính năng quản lý phòng trống một cách tự động, tránh tình trạng phòng trống lãng phí và tăng tỷ lệ lấp đầy.

Tối ưu hóa quy trình đặt phòng và thanh toán

Một lợi ích nữa khi các khách sạn tham gia bán phòng trên OTA  đó là cung cấp quy trình đặt phòng và thanh toán đơn giản, nhanh chóng. Điều này không chỉ thuận tiện cho khách hàng mà còn giúp cho khách sạn tiết kiệm được thời gian quản lý.

Cung cấp đánh giá và phản hồi từ khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ

Bên cạnh đó, OTA còn cho phép khách hàng để lại đánh giá sau khi trải nghiệm dịch vụ, tạo cơ hội cho khách sạn thu thập và phân tích phản hồi để cải thiện dịch vụ. Những đánh giá tốt sẽ giúp khách sạn tăng uy tín và thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

Tăng doanh thu cho khách sạn

Theo thông kê hiện nay thì số lượng doanh thu được book từ các kênh OTA ngày một tăng trưởng, chính vì vậy việc để phòng trên OTA là một nguồn doanh thu không hề nhỏ cho khách sạn ngày nay.

Những khó khăn mà khách sạn gặp phải khi đăng kí bán phòng OTA

Chi phí hoa hồng cao

Phí hoa hồng cho các kênh OTA là điều kiện tiên quyết để các khách sạn có thể bán phòng trên nền tảng này. Tùy từng kênh OTA mà mức phí hoa hồng có thể giao động từ 15% đến 20% trên mỗi lượt đặt phòng. Điều này có thể làm giảm lợi nhuận của khách sạn, đặc biệt là đối với các khách sạn nhỏ hoặc trong mùa thấp điểm. Lợi nhuận của khách sạn bị giảm đáng kể, và điều này có thể ảnh hưởng đến việc duy trì hoạt động lâu dài nếu không có chiến lược quản lý chi phí hiệu quả.

Giảm quyền kiểm soát giá cả

Khách sạn thường phải tuân theo chính sách giá và khuyến mãi của OTA để đảm bảo tính cạnh tranh. Đôi khi, khách sạn buộc phải cung cấp giá thấp hơn trên OTA so với các kênh bán phòng trực tiếp. Khách sạn mất đi quyền kiểm soát về giá cả, phải cạnh tranh bằng cách giảm giá sâu hơn, gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu từ các kênh bán phòng trực tiếp.

Phụ thuộc quá mức vào OTA

Khách sạn có thể trở nên quá phụ thuộc vào OTA để lấp đầy phòng, thay vì xây dựng kênh bán hàng trực tiếp và mạng lưới khách hàng thân thiết. Khi phụ thuộc vào OTA, khách sạn khó duy trì được sự ổn định và độc lập trong việc tìm kiếm khách hàng, đặc biệt nếu OTA thay đổi chính sách hoặc tăng phí hoa hồng.

Khó khăn trong việc quản lý đặt phòng trùng lặp (Overbooking)

Khi khách sạn sử dụng nhiều kênh OTA mà không có phần mềm quản lý kênh (Channel Manager) hiệu quả, tình trạng đặt phòng trùng lặp (Overbooking) có thể xảy ra. Điều này dẫn đến việc khách sạn phải hủy đặt phòng của khách hoặc không thể cung cấp dịch vụ, gây mất uy tín và giảm sự hài lòng của khách hàng. Tình trạng này nếu xảy ra nhiều thì khả năng cao khách sạn sẽ đối mặt với những đánh giá tiêu cực của khách hàng trên các nền tảng OTA.

Sự cạnh tranh khốc liệt trên OTA

Trên OTA, khách sạn cạnh tranh trực tiếp với nhiều đối thủ, từ chuỗi khách sạn lớn đến cơ sở nhỏ. Điều này tạo áp lực về giá và khuyến mãi. Khách sạn phải thường xuyên điều chỉnh giá để giữ cạnh tranh, nhưng điều đó có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và chất lượng dịch vụ.

Khách hàng phụ thuộc vào đánh giá trên OTA khiến khách sạn gặp phải nhiều khó khăn

Khách hàng thường dựa vào đánh giá và xếp hạng trên OTA để quyết định đặt phòng. Một số đánh giá tiêu cực có thể làm giảm đáng kể cơ hội đặt phòng của khách sạn, ngay cả khi phần lớn đánh giá là tích cực. Một vài phản hồi tiêu cực có thể gây ảnh hưởng lớn đến danh tiếng của khách sạn, đòi hỏi khách sạn phải quản lý kỹ lưỡng và phản hồi nhanh chóng với mọi đánh giá.

>>> Xem ngay những cách khắc phục khi gặp phải những đánh giá tiêu cực của khách hàng

Vậy làm sao để bán phòng trên OTA hiệu quả?

Thường xuyên tối ưu thông tin và hình ảnh phòng khách sạn trên OTA

Khách hàng khi đặt phòng qua kênh OTA sẽ bị thu hút bởi những hình ảnh chất lượng cao và nội dung hấp dẫn. Cho nên việc tối ưu thông tin phòng rõ ràng, dầu tư về mặt hình ảnh sẽ giúp khách sạn của bạn nổi bật hơn trong mắt khách hàng. Các khách sạn cần lưu ý:

• Đối với thông tin là văn bản: Cần cung cấp mô tả chi tiết và hấp dẫn về phòng, bao gồm diện tích, tiện nghi, dịch vụ đi kèm, và các điểm đặc biệt.
• Đối với hình ảnh: Khách sạn nên chú trọng đầu tư nhiều hơn ở phần này vì đây chính là yếu tố quan trọng giúp khách sạn thu hút được khách hàng. Nên chụp thêm cả phần không gian bên ngoài, những khu vực chung nổi bật.

Ngoài ra, theo số liệu thống kê, hơn 90% khách hàng đặt phòng trên các kênh OTA sẽ lên google để tìm kiếm thông tin website và fanpag. Nên các khách sạn nên gắn link website hoặc fanpage để khách hàng có thể thuận tiện trong việc tìm hiểu và đưa ra quyết định. Vì vậy cho nên các khách sạn cũng nên đàu tư vào việc xây dựng website chuyên nghiệp   và fanpage với hình ảnh đẹp và chuyên nghiệp.

Chính sách giá hợp lý cho khách sạn trên OTA

Chính sách giá  hợp lý rất quan trọng với các khách sạn khi bán phòng trên OTA. Bởi nền tảng này sẽ hỗ trợ tối đa cho khách du lịch trong quá trình đối chiếu và so sánh giá. Cho nên việc nghiên cứu để đưa ra một chính sách giá tốt so với đối thủ vô cùng khó và quan trọng đối với các khách sạn bán phòng trên OTA. Điều này đòi hỏi các khách sạn phải điều chỉnh giá linh hoạt giúp khách sạn bán phòng tốt hơn. Mỗi một khách sạn có một tính chất, ưu điểm và lợi thế riêng, vì vậy khách sạn cần dựa vào công suất phòng để đưa ra mức giá hợp lý.

Xây dựng giá phù hợp với nhu cầu của người đặt phòng là một việc làm khó và mất thời gian. Khách sạn cần có những công cụ điều chỉnh giá linh hoạt hay có công suất phòng theo ngày để nhanh chóng cập nhật, mang lại lợi thế hơn trong việc kinh doanh khách sạn.

Đảm bảo dữ liệu cập nhật phòng trống theo thời gian thực trên các OTA bằng công cụ Channel Manager

Như đã trình bày ở phần khó khắn, để tối ưu công suất bán phòng thường các khách sạn sẽ đăng kí cùng lúc rất nhiều kênh OTA. Nên việc dữ liệu phòng trống không được cập nhật liên tục và đồng bộ dữ liệu một cách chính xác và tập trung sẽ dẫn đến tình trạng overbooking (đặt phòng vượt mức). Và giải pháp cho vấn đề này đó là nên sử dụng phần mềm quản lý kênh (Channel Manager) để đồng bộ hóa thông tin phòng trống và giá cả trên tất cả các kênh OTA một cách tự động.

Sự kết nối giữa OTA và phần mềm quản lý khách sạn

Để đảm bảo sự kết nối giữ OTA và các kênh bán phòng khác thì khách sạn nên sử dụng các phần mềm quản lý khách sạn PMS có tích hợp CMS. Phần mềm quản lý khách sạn có tích hợp PMS và CMS sẽ giúp khách sạn đồng bộ được giữa tất cả các kênh bán phòng: OTA, TA, Direct booking,… Từ đó sẽ thuận tiện cho việc kết nối đồng bộ thông tin 2 chiều thống qua một màn hình duy nhất.

Lời khuyên của IHappy Bắc Ninh khi chọn phần mềm quản lý khách sạn để quản lý OTA hiệu quả:

• Chức năng tự động điều chỉnh giá theo công suất sử dụng phòng ưu việt, tăng doanh thu.
• Chức năng thay đổi tỷ lệ phòng trống theo thời gian giúp khách sạn của bạn bán phòng tối ưu.

Tối ưu hóa xếp hạng và đánh giá của khách hàng

Những xếp hạng và đánh giá tích cực trên các nền tảng OTA là yếu tố quan trọng giúp khách sạn tạo uy tín và thu hút khách đặt phòng. Cho nên chúng ta cần nên thu thập những đánh giá từ khách hàng để có thể cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cáo uy tín trong mắt khách hàng mới. Để làm được điều này bộ phận lễ tân và chăm sóc khách hàng của khách sạn nên khuyến khích khách hàng để lại các đánh giá và feedback đặc biệt là những khách có trải nghiệm tốt. Phải có nhân viên hoặc bộ phận chăm sóc trả lời các đánh giá của khách hàng một cách chuyên nghiệp, đặc biệt với những phản hồi tiêu cực, thể hiện sự quan tâm và sẵn lòng cải thiện.

Tham gia vào các chương trình tài trợ và quảng cáo trên OTA

Ngoài ra để tăng hiển thị và thu hút khách hàng đặt phòng các khách sạn cũng nên tham gia các chương trình tài trợ hoặc quảng cáo của các kênh OTA. Những chương trình này có thể góp phần cải thiện thứ hạng hiển thị khách sạn của bạn lên hàng đầu. Tham gia vào các chương trình đặc biệt của OTA như “Preferred Partner” hoặc “Genius” để nhận được nhiều sự chú ý từ khách hàng và nổi bật hơn trong kết quả hiển thị.

Trên đây, chúng tôi đã cung cấp cho bạn những thông tin liên quan đến OTA, những khó khăn và lợi ích mà nó mang lại. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích được cho bạn trong quá trình quản lý khách sạn.